Hiện nay, hầu hết các khách sạn đều có quy định về giờ check in – nhận phòng là từ 14h trở đi hoặc muộn hơn. Trong khi đó, giờ check out – trả phòng luôn được quy định là trước 12h.
Mặc dù không đủ 24 tiếng, tuy nhiên, các khách sạn áp dụng quy định này để tính tròn 1 ngày lưu trú cho khách hàng thuê phòng. Quy định này được áp dụng phổ biến trong ngành khách sạn trên toàn cầu, từ những nhà nghỉ giá rẻ đến những khách sạn sang trọng.
Tại sao chọn mốc check in 14h và check out 12h trưa hôm sau?
Phần lớn người sử dụng dịch vụ khách sạn đều mong muốn có một nơi để nghỉ ngơi thoải mái. Thông thường, giờ mốc 0h đêm được chọn làm thời điểm để tính toán thời gian nghỉ phòng. Theo đó, thời gian lưu trú từ 14h ngày trước đến 12h ngày sau được coi là hợp lý. Thông tin đăng quảng cáo thường chỉ cung cấp giá tiền trên cơ sở đơn vị là một đêm, thay vì là một ngày.
Ví dụ, nếu khách hàng nhận phòng lúc 5h sáng, khách sạn không thể yêu cầu họ trả phòng vào 3h sáng hôm sau vì thời gian này được coi là ban đêm. Thậm chí nếu khách hàng đồng ý trả phòng vào ban đêm, khách sạn cũng không thể đặt phòng vào thời điểm này. Vì vậy, việc thống nhất thời gian check-in và check-out giúp khách sạn tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và mang lại sự thuận tiện cho khách hàng.
Khi khách hàng trả phòng, khách sạn sẽ cử nhân viên kiểm tra phòng để xem có bất kỳ thiệt hại hoặc mất mát nào không, và có phải tính thêm tiền cho các dịch vụ sử dụng trong phòng như đồ ăn, nước uống hay không. Sau đó, khách sạn sẽ hoàn tất thanh toán, trả lại giấy tờ và tiền đặt cọc cho khách hàng (nếu có).
Trong khoảng thời gian hai giờ từ lúc khách hàng trả phòng đến khi khách hàng mới nhận phòng, nhân viên phục vụ sẽ thực hiện việc dọn dẹp phòng. Công việc này phải được thực hiện một cách nhanh chóng, nhưng vẫn đảm bảo chất lượng. Thời gian dọn phòng nhanh nhất là 15 phút, tùy thuộc vào tình trạng căn phòng.
Nhân viên sẽ lau chùi bụi toàn bộ căn phòng, kiểm tra rèm cửa, thay chăn ga gối đệm, lau bàn ghế, kệ và thay đổi các vật dụng trong phòng như cốc, chén, ly. Phòng tắm, nơi có mức độ bẩn cao nhất, sẽ được làm sạch sau cùng.
Ngoài ra, nhân viên cũng sẽ kiểm tra chức năng của các thiết bị trong phòng như tivi, điều hòa, bình nóng lạnh…
Trường hợp khách check in sớm và check out muộn có bị phạt không?
Phần lớn khách sạn sẽ tính phí cho khách nếu họ muốn check-in sớm. Ví dụ, nếu khách check-in từ 5h – 9h sáng, họ sẽ phải trả thêm 50% giá phòng; nếu từ 9h – 14h thì sẽ trả thêm 30%. Tuy nhiên, điều này có thể linh hoạt tùy thuộc vào khả năng của khách sạn. Nếu vẫn còn phòng trống, lễ tân có thể cho phép khách check-in sớm mà không mất phí.
Trong khi đó, việc check-out muộn sẽ gây ra nhiều phức tạp hơn. Nếu khách hàng trả phòng quá muộn, nhân viên dọn dẹp phòng sẽ không có đủ thời gian để làm sạch và chuẩn bị cho khách hàng tiếp theo. Việc này có thể gây ảnh hưởng đến sự đánh giá của khách hàng sau này và danh tiếng của khách sạn, đặc biệt trong mùa cao điểm.
Vì vậy, các khách sạn thường có quy định nghiêm ngặt về thời gian trả phòng muộn hơn so với thời gian quy định. Nếu khách trả phòng sau 18 giờ, họ sẽ phải trả thêm 100% giá phòng (tương đương với giá của một đêm nghỉ).
